Dernière mise à jour : 13 août 2025
Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : Alexandra Sévigny
Courriel : info@unionassurances.ca — Adresse : 125, rue Eaton, Cookshire‑Eaton (QC) J0B 1M0

1. Objet et portée

La présente Politique décrit comment Union Assurances collecte, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels (les « Renseignements ») dans le cadre de ses activités (site web, communications, prestations de services, gestion des demandes, réclamations et relations d’affaires), conformément aux lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi 25.

2. Définition

Un « renseignement personnel » est tout renseignement concernant une personne physique et permettant de l’identifier, directement ou indirectement. Ne sont pas visées les coordonnées professionnelles (nom, titre, adresse et courriel professionnels, téléphone professionnel) lorsqu’utilisées pour communiquer dans un contexte d’affaires.

3. Catégories de Renseignements recueillis

Selon la nature du dossier, Union Assurances peut collecter, notamment :

• Identification et contact : nom, adresse postale, courriel, téléphone, date de naissance, langue de communication;
• Profils client et relations : situations familiale et professionnelle, employeur, préférences de communication, historique des interactions;
• Dossier d’assurance : biens et personnes assurés, propositions, garanties, primes, sinistres, réclamations, franchise, indemnisations;
• Documents officiels : numéro de permis de conduire, NIV (véhicule), dossiers de conduite, informations cadastrales/foncières;
• Finances et paiement : informations bancaires, modalités et historiques de paiement;
• Renseignements sensibles le cas échéant : données médicales/mobility lors de certains produits/claims (uniquement si nécessaires et selon le consentement ou la base légale applicable);
• Données d’utilisation du Site : adresse IP, type d’appareil et de navigateur, pages consultées, cookies/identifiants en ligne (voir Politique Cookies ci‑après).

Nous limitons la collecte aux Renseignements nécessaires aux fins visées.

4. Fins de la collecte et bases légales

Nous recueillons et traitons les Renseignements afin de :

• Établir et maintenir la relation d’affaires; évaluer vos besoins; fournir nos produits et services (soumissions, émission, avenants, renouvellements, résiliations, accompagnement en cas de sinistre);
• Gérer et administrer les dossiers, répondre aux questions, assurer le service à la clientèle;
• Vérifier l’identité, l’admissibilité et l’exactitude des informations; prévenir et détecter la fraude et les abus;
• Se conformer aux obligations légales et réglementaires (AMF, fiscalité, conservation, sécurité);
• Améliorer nos services, réaliser des analyses et statistiques (agrégées et anonymisées lorsque possible);
• Communiquer offres, conseils et contenus pertinents avec votre consentement lorsque requis.

La base légale applicable est, selon le cas : votre consentement, l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, nos obligations légales, ou nos intérêts légitimes (sécurité, qualité, amélioration continue), sous réserve de vos droits.

5. Consentement

Nous obtenons un consentement valide (écrit, verbal ou électronique) avant la collecte, l’utilisation ou la communication de Renseignements lorsque requis. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (sous réserve de restrictions légales ou contractuelles) en écrivant au RPRP. Le retrait peut limiter notre capacité à vous fournir certains services ou produits.

Cas où la loi permet de ne pas obtenir un consentement (exemples) : prévention/détection d’un préjudice, sécurité, lutte contre la fraude, exécution d’une obligation légale, urgence mettant en danger la vie/la sécurité, ou utilisation compatible avec la finalité initiale.

6. Communication à des tiers

Nous pouvons communiquer vos Renseignements à :

• Assureurs, grossistes, réassureurs et partenaires nécessaires à l’analyse/émission/gestion des protections;
• Fournisseurs de services (TI, hébergement, envoi, impression, centres d’appels, experts en sinistre, ateliers, professionnels de la santé lorsque requis par un dossier);
• Organismes publics ou autorités compétentes (incluant AMF, tribunaux, organismes d’application de la loi) lorsque la loi l’exige ou l’autorise;
• Agences d’évaluation de crédit, registres autorisés (p. ex., SAAQ, FCSA, registres fonciers) lorsque pertinent et légal.

Ces tiers n’accèdent qu’aux Renseignements nécessaires à leurs fonctions et sont tenus par des engagements de confidentialité et de sécurité.

7. Mesures de sécurité

Nous maintenons des mesures organisationnelles, physiques et technologiques raisonnables pour protéger les Renseignements contre la perte, le vol, l’accès, l’utilisation et la communication non autorisés, notamment : contrôle d’accès, politiques internes, formation du personnel, contrôles des exportations de données, enregistrement des opérations sensibles, pare‑feux, chiffrement au besoin, sauvegardes.

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous appliquerons la procédure prévue par la Loi 25 (mesures d’atténuation, registre des incidents, notifications à la CAI et aux personnes concernées, le cas échéant).

8. Conservation et destruction

Nous conservons les Renseignements pendant la durée requise pour atteindre les fins visées et pour respecter nos obligations légales et réglementaires (p. ex., délais de conservation applicables au secteur de l’assurance). À l’échéance, les Renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés à des fins sérieuses et légitimes.

9. Vos droits

Sous réserve des limites légales, vous disposez des droits suivants :

• Accès et copie de vos Renseignements;
• Rectification des Renseignements incomplets, inexacts ou équivoques;
• Retrait de consentement et opposition à certains traitements (ex. communications commerciales);
• Portabilité (dans la mesure prévue par la loi);
• Être informé de l’existence d’une décision automatisée vous concernant et présenter des observations;
• Désindexation de liens dans certaines conditions prévues par la loi.

Pour exercer vos droits, écrivez au RPRP (coordonnées ci‑dessus). Nous répondrons dans les 30 jours de la réception d’une demande écrite suffisamment détaillée; des frais raisonnables peuvent s’appliquer pour la transcription/reproduction.

10. Renseignements personnels de mineurs ou de tiers

Lorsque vous nous communiquez des Renseignements concernant des tiers (p. ex. : personne conjointe, bénéficiaire, personne à charge) ou des mineurs, vous déclarez disposer des droits/consentements requis.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique en tout temps. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. L’utilisation du Site après une modification vaut acceptation