La création d’un inventaire détaillé des biens de l’entreprise n’a rien de réjouissant, mais c’est une tâche critique. À la suite d’un vol, d’un incendie ou d’une catastrophe naturelle, il peut être trop tard pour effectuer une comptabilité complète de vos actifs – ce qui rend plus difficile le recouvrement de leur pleine valeur.

Ne remettez pas cela à plus tard. Voici quelques conseils pour réussir :

• Faites une vidéo des biens et du contenu de votre entreprise. Utilisez votre téléphone pour faire une visite vidéo de votre propriété et décrivez son contenu. (Activez l’option d’horodatage de votre appareil photo lorsque vous prenez des vidéos ou des photos).
• Veillez à inclure les articles de remplacement essentiels ou les améliorations que vous avez apportées à la propriété. (Si vous louez vos locaux et que vous avez faites des améliorations locatives, demandez à votre courtier d’ajouter une couverture pour les assurer. Sinon, votre assurance ne vous remboursera pas le coût des améliorations que vous avez apportées à votre espace loué).
• Documentez tout – revêtements de sol, tapis, traitements des fenêtres, systèmes de sécurité, de climatisation et de chauffage, luminaires, œuvres d’art, objets de collection, mobilier, inventaire, matériel informatique, etc.
• Conservez les reçus, les évaluations et les numéros de série de tous les articles coûteux, tels que les articles de valeur, les objets de collection, les souvenirs et les œuvres d’art. (Les pièces de collection peuvent représenter une perte considérable en cas de catastrophe, alors assurez-vous que les montants de garantie de votre police sont suffisamment élevés).
• Faites des copies de tous les contrats, reçus, informations sur les fournisseurs, inventaires, documents commerciaux, licences et registres d’exploitation.
• Tenez compte des recettes de l’année précédente pour évaluer le montant de couverture requis pour l’assurance contre les pertes d’exploitation, telles que les dépenses, des coûts de base, les revenus, le payroll et toute autre information pertinente. (Si vous n’avez pas d’assurance contre les pertes d’exploitation, parlez-en à votre courtier).
• Consignez la valeur des choses que vous avez en inventaire, y compris les articles saisonniers ou excédentaires. En cas de perte totale, vous voudrez aussi être remboursé pour ces articles. (Si vous entreposez du matériel hors des lieux assurés, demandez à votre courtier de vous fournir une assurance des risques divers).
• Conservez une copie de l’inventaire de votre entreprise dans le Cloud ou dans un autre emplacement hors site afin d’y avoir accès partout.

Vous avez déjà estimé votre responsabilité civile et la valeur de votre contenu pour obtenir de l’assurance, mais il vaut mieux réévaluer vos montants de garantie après avoir compléter cet inventaire. Informez votre courtier de tout changement dans les activités de votre entreprise (transactions en ligne, employés en télétravail, services de livraison…) pour vous assurer qu’il n’y a pas de lacunes de couverture.